Codification
Indice
| Nom | description | valeurs | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|
| Indiçage | Choix du mode d'affichage des indices dans les dossiers concernés | Alphabétique / Alphanumérique | Alphabétique |
| Saut d'indice | Autorise aux personnes déposant une nouvelle version d'un document de sauter des indices. Si cette option n'est pas activée la plateforme incrémente automatiquement l'indice de 1 | oui / non | non |
| Unicité des documents | Empêche un utilisateur de déposer deux fois le même fichier | oui / non | non |
Codification
De manière générale, la codification correspond à la liste des champs de codification définit dans une nomenclature. Lorsque l'on parle de la codification d'un document en particulier, cela correspond à l’ensemble des valeurs de ce dernier.
Champs
Les champs définiront le format de la codification (cartouche) du document. Tous les champs sont obligatoires à remplir lors du dépôt d'un document.
Attention
Une fois des documents déposés dans un des dossiers associés à la nomenclature :
- les types des champs de codification ne sont plus modifiables.
- l'odre des champs n'est plus modifiable.
Propriétés
| Nom | Description | Obligatoire | Valeurs autorisées | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|---|
| Code | Code de repérage du champ. | Texte de 2 à 5 caractères (caractères autorisés : A-Z, 0-9, ainsi que les symboles +, - et &). | aucune | |
| Description | Texte explicatif ou décrivant la signification du champ. | Texte de moins de 64 caractères. | aucune | |
| Position | Position du champs dans la codification. | Les nouveaux champs sont créés à la suite des existants. | ||
| Type | Type de valeur associées au champ. | Liste de valeurs, Plage numérique | Liste de valeurs | |
| Unique par | Liste des champs de codification dont la combinaison des valeurs devra être unique (voir exemple ci-dessous). | Liste de champs de codification parmis les autres de la nomenclature. | aucune |
Exemple
Pour les champs NUM, de type numérique, il est possible de spécifier unique par EME et LOT. De cette manière l’utilisation d’un même numéro pour deux documents ayant la même codification EME et LOT sera impossible.
Attention
La contrainte Unique par n'est pas rétroactive, les documents déposés avant la définition d'une contrainte unique seront conservés tels quel.
Valeurs
Les valeurs associent les documents aux champs de codification de leur nomenclature.
Il existe plusieurs types de valeurs correspondant aux différents types de leur champs de codification.
Propriétés générales
| Nom | Description | Obligatoire | Valeurs autorisées | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|---|
| Restreindre aux groupes | Liste des groupes ou sociétés autorisés à émettre la valeur. (Lorsqu'aucun groupe ou société n'est définit pour l'option Restreindre aux groupes, l'ensemble des utilisateurs ayant le droit de dépôt pourra utiliser cette valeur dans la codification de leurs documents.) | Liste de groupes ou sociétés du projet. | aucune | |
| Restreindre aux codifications | Filtre de codification définissant les conditions à remplir pour que la valeur soit autorisée (cf exemple ci-dessous). | Filtre de codification sur les autres champs de la codification. | aucune |
Exemple
Sur un projet composé de 2 bâtiments : A en R+5 et B en R+6, il est possible de restreindre le code NIV=R+6 aux documents répondant au filtre de codification BAT=B. Ces contraintes permettent de limiter les erreurs de saisie.
Bonne Pratique
Nous vous recommandons de maintenir un champ de codification (nommé par exemple : EME - Emetteur) définissant une seule valeur autorisée par groupe ou société pour assurer une traçabilité optimale des émetteurs
Propriétés des listes de valeurs
| Nom | Description | Obligatoire | Valeurs autorisées | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|---|
| Code | Code de repérage de la valeur. | Texte de 2 à 5 caractères (caractères autorisés : A-Z, 0-9, ainsi que les symboles +, - et &). | aucune | |
| Description | Texte explicatif ou décrivant la signification de la valeur. | Texte de moins de 64 caractères. | aucune |
Propriétés des plages numériques
| Nom | Description | Obligatoire | Valeurs autorisées | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|---|
| Minimum | Nombre minimale pouvant être associé au champ. | Valeur numérique supérieure ou égale à 0 et inférieure au Maximum. | aucune | |
| Maximum | Nombre maximale pouvant être associé au champ. | Valeur maximale supérieure ou égale à 0 et supérieure au Minimum. | aucune |
Attention
Les différentes plages numériques d'un même champ de codification ne peuvent pas se chevaucher.
Exemple : les plages 0-999 et 200-299 ne sont pas compatibles. Si vous souhaitez restreindre à certains groupes ou sociétés l'accès à la plage 200-299, il est nécessaire de définir les plages suivantes : 0-199, 200-299 et 300-999.
info
Pour les champs de codification de type plage numérique, Sofya Docs garanti un même nombre chiffre pour l'ensemble des documents en rajoutant automatiquement les 0 nécessaires.
Exemple : Pour un champ ayant les plages 0-999 et 1000-9999, Sofya Docs formatera les valeurs de la manière suivante :
1=>000110=>0010100=>01001000=>1000